Cumplimiento en dosificación y trazabilidad

¿A quién aplica?

Las lavanderías que procesan textil para sector sanitario, residencias, centros educativos, restauración colectiva o cualquier cliente con obligaciones de trazabilidad conviene que mantengan registros de los siguientes puntos (los requisitos concretos los fija el contrato o pliego de cada cliente):

• ✓Productos utilizados (marca, referencia, nº de lote)
• ✓Dosificación aplicada por ciclo
• ✓Temperatura y duración de cada lavado
• ✓Calibraciones periódicas del sistema de dosificación
• ✓Fichas de seguridad y técnicas archivadas
• ✓Incidencias y acciones correctoras

Plantilla recomendada de registro mensual

Cómo montar el registro paso a paso

Un registro útil no tiene que ser complicado: lo importante es que sea constante y que cualquier persona del equipo sepa rellenarlo sin preguntar. Un buen punto de partida:

• Inventario de productos: cada vez que conectes un bidón nuevo a la bomba, anota el producto, el formato y el número de lote que figura en la etiqueta.
• Hoja de calibración: fecha, máquina, producto, volumen programado frente a volumen medido en la probeta y quién lo ha comprobado.
• Programas y temperaturas: copia la configuración de cada programa (temperatura, duración y qué producto dosifica cada bomba) y actualízala cada vez que cambies algo.
• Carpeta de documentación: fichas técnicas y FDS en su última revisión, ordenadas por producto. Las versiones antiguas, mejor en una subcarpeta de histórico que en la papelera.
• Libro de incidencias: qué ha pasado, en qué máquina, qué se ha hecho y si ha vuelto a ocurrir.

Qué suele revisar un cliente en una auditoría

Cuando una residencia, un hotel o una empresa de restauración colectiva te confía su ropa, puede pedirte evidencias de cómo trabajas. Las preguntas suelen girar en torno a tres ideas:

• ✓Que el producto utilizado es el acordado y que su FDS está disponible.
• ✓Que la dosificación está controlada: calibraciones con fecha y responsable.
• ✓Que hay respuesta ante desviaciones: incidencias anotadas con su acción correctora.

Si tu lavandería es autoservicio pura y cada cliente lava su propia ropa, nadie suele exigirte este nivel de detalle. Aun así, tenerlo te protege ante una reclamación y te permite detectar antes una bomba que se desajusta.

Errores habituales

• Calibrar solo cuando aparece un problema: un registro con huecos pierde casi todo su valor.
• Cambiar de producto o de proveedor sin actualizar la carpeta de fichas.
• Ajustar la dosis «a ojo» en una máquina y no anotarlo: nadie sabe después cuál es la configuración correcta.
• Guardar los registros solo en papel junto a las máquinas, donde se mojan o se pierden. Mejor con una copia digital.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio por ley llevar estos registros?

Depende del cliente y del sector. En la mayoría de casos la exigencia nace del contrato o del pliego y, en restauración colectiva, del plan APPCC/HACCP del propio cliente, no de una norma específica para lavanderías. Por eso conviene preguntar qué evidencias necesitará antes de empezar a trabajar con él.

¿Quién me puede ayudar a calibrar y documentar?

El Servicio Técnico de Instaquim hace visitas técnicas para revisar los equipos de dosificación y forma in situ a tu personal, y responde las consultas técnicas en menos de 4 h. Las FDS y fichas técnicas se entregan con el primer suministro y puedes pedir la última revisión cuando la necesites.