Dosier-Compliance und Rückverfolgbarkeit

Für wen gilt das?

Wäschereien, die Textilien für das Gesundheitswesen, Senioreneinrichtungen, Bildungszentren, die Gemeinschaftsverpflegung oder andere rückverfolgungspflichtige Kunden verarbeiten, sollten Aufzeichnungen über folgende Punkte führen (die konkreten Anforderungen legen Vertrag oder Ausschreibung des jeweiligen Kunden fest):

• ✓Eingesetzte Produkte (Marke, Artikelnummer, Chargennummer)
• ✓Angewendete Dosierung je Waschgang
• ✓Temperatur und Dauer jedes Waschgangs
• ✓Regelmäßige Kalibrierungen des Dosiersystems
• ✓Abgelegte Sicherheitsdatenblätter und technische Datenblätter
• ✓Vorfälle und Korrekturmaßnahmen

Empfohlene Vorlage für die monatliche Aufzeichnung

So bauen Sie die Dokumentation Schritt für Schritt auf

Eine brauchbare Dokumentation muss nicht kompliziert sein. Entscheidend ist, dass sie lückenlos geführt wird und dass jede Person im Team sie ausfüllen kann, ohne nachfragen zu müssen. Ein guter Ausgangspunkt sieht so aus:

• Produktverzeichnis: Notieren Sie bei jedem neuen Kanister, den Sie an die Pumpe anschließen, das Produkt, die Gebindegröße und die Chargennummer auf dem Etikett.
• Kalibrierprotokoll: Datum, Maschine, Produkt, programmierte Menge im Vergleich zur im Messzylinder gemessenen Menge und wer die Prüfung durchgeführt hat.
• Programme und Temperaturen: Halten Sie die Einstellungen jedes Programms fest (Temperatur, Dauer und welches Produkt jede einzelne Pumpe dosiert) und aktualisieren Sie sie bei jeder Änderung.
• Dokumentenordner: Technische Datenblätter und Sicherheitsdatenblätter in der jeweils aktuellen Revision, nach Produkt sortiert. Ältere Fassungen gehören in einen Archivordner, nicht in den Papierkorb.
• Störungsbuch: Was ist passiert, an welcher Maschine, was wurde unternommen und ist es danach noch einmal aufgetreten?

Was Kunden bei einem Audit meist prüfen

Wenn Ihnen ein Pflegeheim, ein Hotel oder ein Unternehmen der Gemeinschaftsverpflegung seine Wäsche anvertraut, kann es Nachweise darüber verlangen, wie Sie arbeiten. Die Fragen drehen sich in der Regel um drei Punkte:

• ✓Das eingesetzte Produkt ist das vereinbarte, und sein Sicherheitsdatenblatt liegt vor.
• ✓Die Dosierung wird überwacht: Kalibrierungen mit Datum und verantwortlicher Person.
• ✓Auf Abweichungen wird reagiert: Störungen werden mit der jeweiligen Korrekturmaßnahme dokumentiert.

Betreiben Sie einen reinen Selbstbedienungs-Waschsalon, in dem jeder Kunde seine eigene Wäsche wäscht, wird kaum jemand diese Detailtiefe von Ihnen verlangen. Trotzdem schützt Sie eine solche Dokumentation bei Reklamationen, und Sie bemerken viel früher, wenn eine Pumpe aus dem Takt gerät.

Häufige Fehler

• Nur dann kalibrieren, wenn ein Problem auftaucht: Eine lückenhafte Dokumentation verliert fast ihren gesamten Wert.
• Produkt oder Lieferant wechseln, ohne den Ordner mit den Datenblättern zu aktualisieren.
• Die Dosierung an einer Maschine „nach Gefühl“ ändern und nichts notieren: Danach weiß niemand mehr, welche Einstellung die richtige ist.
• Die Aufzeichnungen nur auf Papier neben den Maschinen aufbewahren, wo sie nass werden oder verloren gehen. Besser zusätzlich eine digitale Kopie anlegen.

Häufige Fragen

Bin ich gesetzlich verpflichtet, diese Aufzeichnungen zu führen?

Das hängt vom Kunden und von der Branche ab. Meist ergibt sich die Anforderung aus dem Vertrag oder der Ausschreibung und in der Gemeinschaftsverpflegung aus dem HACCP-Konzept des Kunden selbst, nicht aus einer eigenen Vorschrift für Wäschereien. Fragen Sie deshalb vor Beginn der Zusammenarbeit nach, welche Nachweise der Kunde benötigt.

Wer hilft mir beim Kalibrieren und Dokumentieren?

Der Technische Service von Instaquim führt technische Besuche durch, bei denen die Dosiertechnik überprüft wird, schult Ihr Personal direkt vor Ort und beantwortet technische Anfragen in weniger als 4 Stunden. Sicherheitsdatenblätter und technische Datenblätter erhalten Sie mit der ersten Lieferung; die aktuelle Revision können Sie jederzeit anfordern.